사건번호를 메모해 두었다고 해서 사건 자료가 정리된 것은 아닙니다. 같은 당사자나 비슷한 사건명이 있으면 연락, 금전 이동, 받은 문서와 기한이 다른 절차에 섞일 수 있습니다. 사건번호는 결론을 뜻하는 이름표가 아니라 어느 문서가 어느 절차에 속하는지 찾는 주소로 사용해야 합니다.
먼저 사건번호마다 별도 문서함을 만듭니다. 문서의 제목, 받은 날짜, 보낸 기관이나 상대방, 원본 파일 위치를 목록에 적습니다. 번호가 확인되지 않는 자료는 억지로 배정하지 않고 미분류함에 두며 상담에서 어느 사건과 관련되는지 확인할 질문을 남깁니다.
기한표는 문서함과 분리합니다. 받은 서류에 기한이 적혀 있다면 문구를 그대로 옮기고 출처 문서의 식별번호를 함께 씁니다. 기억에 의존해 날짜를 바꾸거나 온라인 사례의 기한을 자신의 사건에 적용하지 않습니다. 현재 시점에 해야 할 일과 피해야 할 행동은 실제 서류와 절차를 바탕으로 전문가에게 확인합니다.
그다음 사건 연표를 연결합니다. 시작된 날짜, 주요 연락, 금전 이동, 제출하거나 받은 문서를 시간순으로 배치하되 사실과 당사자의 해석을 다른 칸에 둡니다. 수사, 협상, 소송처럼 현재 절차가 어디인지에 따라 준비 자료가 달라질 수 있으므로 사건명만으로 대응 방식을 결정하지 않습니다.
정리의 완성은 사건번호를 많이 모으는 데 있지 않습니다. 번호를 선택하면 관련 원본 문서, 연표와 기한 근거가 따라 나오고 미분류 자료도 확인할 수 있어야 합니다. 이런 색인이 있으면 상담에서 서로 다른 사건의 사실을 섞지 않고 현재 절차에 필요한 질문부터 검토할 수 있습니다. 상담 뒤 받은 새 문서도 같은 색인 규칙으로 추가해야 연결이 끊기지 않습니다.